Elektroniske målere og aflæsning; Søllested Vandforsyning
Orientering til forbrugere under Søllested Vandværk vedrørende personeldatabeskyttelse og IT-sikkerhed.
For at vandværks administration er det lovligt at behandle personoplysninger, da behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtigelse, som påhviler vandværket. Ingen data må indsamles uden at der er et udtrykkeligt angivet formål med indsamlingen, og dat må ikke anvendes til andre formål.
Forbrugere har ret til at vide, hvilke data der opbevares om dem, samt hvordan disse data bliver behandlet, samt ret til at få slettet alle data, så længe det ikke påvirker vandværkets administrations evne til at betjene dem som kunde. Hvis en forbruger ikke længere er kunde, har kunden ret til at få slettet alle data om sig selv – så længe personoplysningerne ikke skal bruges i andre sammenhænge, eksempelvis bogføringslovens 5 årige dokumentationskrav. Desuden har kunden ret til at få udleveret kopi af alle data, eksempelvis ved flytning til andet forsyningsområde. Vandværkets persondataansvarlige er den administrative forretningsfører/kasseren, til hvem evt. henvendelse om indsigt og rettelser til personoplysninger stiles.
Søllested Vandværk anvender IT-systemer til bogføring af ind- og udbetalinger, samt til afregning af driftsbidrag forbrugere og vandværket imellem.
IT-systemet befinder sig på vandværkets administrationskontor og aktiveres ved eget password, som kun den ansatte regnskabsfører er bekendt med, og som ved manglende aktivering af tastatur efter et antal minutter går i dvale, og først igen er aktiv ved fornyet indtastning af password. IT-systemet er virusbeskyttet med opdateret antivirusprogram.
Kontoret er uden for normal arbejdstid og i øvrigt, når bygningen forlades under dobbelt lås ved låst kontor i aflåst bygning. Bygningen er desuden sikret med overvågningsalarm.
Afregningensoversigten af driftsbidrag indeholder oplysninger om andelshaverens og/eller forbrugerens fulde navn, forbrugsstedets adresse, forbrugsnummer, målernummer, aconto betalinger, evt. restance samt årligt forbrug og årlige slutafregninger.
Dataene opbevares i tre år for om muligt ved ansøgninger om vandspild at kunne honorere kravet om oplysning af gennemsnitsforbruget for de sidste tre år.
Registrering af forbrug beror på elektroniske målere opsat på forbrugsstederne. Målerne er alle ved levering fra leverandøren – Kamstrup - til vandværket forsynet med krypteringsnøgle, således at kun det vandværk, der har fået målerne leveret kan foretage aflæsning. Aflæsningen foretages elektronisk ved at køre rundt i området og via computer modtager aflæsninger. Aflæsningerne overføres til PC/server, hvorfra dataene klargøres på vandværkets administrationskontor for endelig at blive overført til forbrugsafregningssystemet EV APPIA v/Elbek & Vejrup, der danner grundlag for fakturering, som endelig via NETS og bankernes betalingsservice opkræves hos forbrugerne.
Herudover foretages aflæsninger ved håndtering af henvendelse fra forbrugere, fraflytning og på opfordring fra ejendomsmægler ved salg, samt tilstadighed som overvågning for kontrol af vandspild i installationer, som en af flere fejlmuligheder målerne kan registrere.
Aflæsningerne af både årligt forbrug og flytteaflæsninger videreformidles til spildevandsselskab for afregning af spildevandsbidrag.
Alle eksterne aktører og modtagere af måleroplysninger er selvstændig ansvarlig for overholdelse af persondataforordningen og IT-sikkerheden, hvilket bekræftes ved udarbejdede databehandlingsaftaler.
Søllestedgårdsvej 12
4920 Søllested
Formand
Poul Erik Rasmussen
Tlf. 22161439